Tin Tức

Sử Dụng Công Cụ Cây Vấn Đề Trong Phân Tích Thực Trạng, Bước 3 Phân Tích Vấn Đề

By admin-anhhung Jan 8, 2023

Nếu hiện tượng mang tính bất thường, nghĩa là chỉ xảy ra một lần, thì chỉ cần can thiệp điều chỉnh và không cần quan tâm thêm nữa. Nếu hiện tượng lập đi lập lại thì đó là dấu hiệu của vấn đề mang tính hệ thống, được gọi tắt là vấn nạn. Khi ấy cần phải tìm giải pháp. Trong trường hợp đối tượng phục vụ cùng lúc đối mặt nhiều vấn nạn, thì mỗi vấn nạn đòi hỏi một giải pháp riêng.

Đang xem: Sử dụng công cụ cây vấn đề trong phân tích thực trạng

Khi được khảo sát hiện trạng, đối tượng phục vụ có thể nêu ra nhiều vấn đề. Các vấn đề liên quan mật thiết với nhau trong quan hệ nhân-quả phải được gom lại thành một nhóm. Bước kế tiếp là truy nguyên nhân đằng sau các hiện tượng lập đi lập lại.
“Cây Vấn Đề” (Problem Tree) là công cụ luận lý (còn gọi là lô-gíc) để truy căn nguyên của một vấn nạn bằng những chuỗi quan hệ nhân-quả.Hình 1. Minh hoạ về Cây Vấn Đề

Mixer Mini Cũ Giá Tốt T01/2023, Thanh Lý Mixer Bàn

Một số điểm chung của Cây Vấn Đề

Có khi Cây Vấn Đề được thiết kế một cách khá phức tạp với rễ chằng chịt và nhánh rậm rạp.

Hình 4. Một Cây Vấn Đề phức tạp

Phân tích vấn đề là bước rất quan trọng quyết định việc thành công của chiến lược can thiệp. Chỉ có xác định chính xác các nguyên nhân gốc rễ gây nên vấn đề chúng ta mới có thể tìm ra các giải pháp phù hợp để có thể cải thiện vấn đề đó.
Sau khi xác định được vấn đề ưu tiên can thiệp, bước tiếp theo các nhà quản lý hay các cán bộ y tế cần phải làm là phân tích vấn đề đó để xác định các nguyên nhân gây ra vấn đề. Việc phân tích vấn đề có những lợi ích sau:
– Phát hiện được những nguyên nhân gây nên vấn đề, nguyên nhân nào là nguyên nhân trực tiếp, nguyên nhân nào là nguyên nhân gián tiếp, nguyên nhân nào là nguyên nhân chính, nguyên nhân nào là nguyên nhân ph ụ trợ…
– Việc phân tích một cách khoa học, đúng kỹ thuật sẽ giúp xác định được các nguyên nhân một cách hệ thống, logic, tránh bỏ sót nguyên nhân
– Thông qua phân tích vấn đề, các nguyên nhân gốc rễ sẽ được phát hiện, việc này giúp cho việc đầu tư nguồn lực vào các chương trình can thiệp có hiệu quả, có trọng điểm và phù hợp với tình hình thực tế.
Tóm lại phân tích vấn đề là bước rất quan trọng quyết định việc thành công của chiến lược can thiệp. Chỉ có xác định chính xác các nguyên nhân gốc rễ gây nên vấn đề chúng ta mới có thể tìm ra các giải pháp phù hợp để có thể cải thiện vấn đề đó.
Có nhiều kỹ thuật phân tích vấn đề. Trong khuôn khổ bài viết này xin được tập trung giới thiệu 2 kỹ thuật phân tích thường gặp và dễ sử dụng là:
Cả 2 kỹ thuật trên đều sử dụng cách đặt câu hỏi “nhưng tại sao” (But why technique) nhiều lần để xác định các nguyên nhân của vấn đề thông qua m ối quan hệ “nhân-quả”.
Mối quan hệ nguyên nhân – kết quả diễn ra theo chuỗi. Trong trường hợp đơn giản, A có thể dẫn tới B, và B dẫn tới C như hình dưới đây.

Ví dụ, khi phát hiện thấy số lượng bệnh nhân không chịu trả viện phí cao, câu hỏi tại sao lần 1 được đặt ra và câu trả lời là “vì bệnh nhân không muốn trả viện phí”. Nếu chúng ta chỉ dừng việc phân tích nguyên nhân ở đây thì giải pháp cải thiện phù hợp sẽ là thực hiện truyền thông để nâng cao tinh thần trách nhiệm, thay đổi hành vi của khách hàng và giải pháp này khá tốn kém, cần thời gian dài. Nếu đặt câu hỏi tại sao lần 2 có tể tìm ra câu trả lời là “do các hóa đơn in ra bị sai” và nếu can thiệp ở đây thì cách can thiệp sẽ là sửa các hóa đơn và cũng mất khá nhiều thời gian công sức. Nếu đặt câu hỏi tại sao thêm lần nữa (lần 3) ta thu được câu trả lời là “do kế toán vào nhầm số liệu” và giải pháp có thể là “đuổi việc kế toán” hoặc “đưa kế toán đi đào tạo thêm”. Nhưng nếu hỏi thêm tại sao lần nữa, lần 4, câu trả lời là “do phần mềm nhập số liệu có trường nhập số liệu không phù h ợp với biểu mẫu” và cách giải quyết vừa đơn giản vừa rẻ tiền là chỉnh lại trường nhập số liệu không thích hợp của phần mềm. Qua ví dụ này chúng ta có thể thấy với cách thức đặt câu hỏi tại sao nhiều lần để tìm được nguyên nhân cụ thể chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, thời gian để giải quyết và việc nâng cao chất lượng sẽ hiệu quả.

Cũng qua ví dụ trên chúng ta có thể tự hỏi rằng sẽ phải hỏi bao nhiêu lần “tại sao” để có thể tìm được nguyên nhân gốc rễ. Điều này hoàn toàn rất linh hoạt vì nguyên nhân gốc rễ được định nghĩa là nguyên nhân gây nên vấn đề và có thể can thiệp, giải quyết được trong điều kiện thực tế tại địa phương. Như vậy, cùng một vấn đề nhưng tại các địa phương khác nhau trong những hoàn cảnh khác nhau mà lại xác định các nguyên nhân gốc rễ khác nhau. Ví dụ, cùng là vấn đề tiêu chảy ở trẻ em cao thì có nơi nguyên nhân gốc rễ tìm ra là “Thiếu nước sạch” trong khi nơi khác lại xác định “việc chế biến thức ăn cho trẻ chưa đảm bảo vệ sinh” là nguyên nhân gốc rễ. Kinh nghiệm cho thấy để có thể xác định được nguyên nhân gốc rễ, thông thường chúng ta cần hỏi câu hỏi “tại sao” từ 3-5 lần, tuy nhiên đó không phải là quy định bắt buộc. Bên cạnh đó, việc xác định các nguyên nhân vấn đề cần dựa trên các thông tin, số liệu thực tế chứ không nên chỉ dựa vào các suy luận mang tính chủ quan. Đôi khi, chúng ta phải thu thập thêm thông tin để có đầy đủ cơ sở khẳng định mối quan hệ “nhân-quả” trong quá trình phân tích cũng như để khẳng định nguyên nhân tìm ra thực sự là nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Việc tìm ra chính xác các nguyên nhân gốc rễ sẽ giúp đầu tư nguồn lực hiệu quả vào các can thiệp phù hợp, tránh được sự lãng phí, kém hiệu quả khi giải quyết dàn trải tất cả các nguyên nhân hay giải quyết các nguyên nhân không thực sự gây nên vấn đề hay những nguyên nhân không thể giải quyết được trong hoàn cảnh hiện tại.
Sơ đồ khung xương cá là một công cụ phân tích vấn đề đơn giản và hiệu quả. Sơ đồ khung xương cá là một bức tranh mô tả mối quan hệ logic giữa một vấn đề và các nguyên nhân gây ra vấn đề đó, giúp nhóm làm việc dễ thống nhất cách phân tích để tìm ra nguyên nhân của vấn đề cần giải quyết.

Xem thêm: Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tạo Heading Trong Word Đơn Giản Nhất

Bước 1: Vẽ mô hình khung xương cá, gồm đầu cá và trục xương chính, trục xương chính vẽ từ trái qua phải.
Bước 3: Xác định các xương chính: Các xương chính của khung xương là các yếu tố chủ yếu liên quan đến vấn đề. Có 2 cách để xác định các xương chính này: